A influência da tecnologia na redução de custos nas empresas

A influência da tecnologia na redução de custos nas empresas

Os recursos tecnológicos estão cada vez mais presentes em todas as empresas. Hoje em dia é difícil imaginar que, em algum momento da história, todas essas ferramentas não estavam disponíveis. Além de aumentarem a produtividade, elas também ajudam na redução de custos nas empresas.

Considerando que a tecnologia é sempre necessária, é bom saber como utilizá-la corretamente. Dessa forma, você poderá minimizar as despesas do seu negócio, além, é claro, de aumentar consideravelmente o seu faturamento. Como a maioria dessas ferramentas, por si só, já custa menos do que os métodos tradicionais de uso, basta adotar a solução certa e você já estará bem suprido.

Apresentaremos, no post de hoje, algumas formas pelas quais a tecnologia pode garantir o aumento da produtividade e a redução de custos nas empresas. Acompanhe!

Digitalização de documentos

Arquivar grandes quantidades de documentos em papel gera muitos gastos para qualquer empresa. Setores como o jurídico, financeiro e RH podem precisar de várias salas apenas para guardar os papéis mais necessários, que não podem ser descartados. Para ajudar na redução de custos nas empresas, a maioria adota sistemas de armazenamento digitalizados.

Já é possível guardar a maior parte das informações em servidores e mídias digitais, que ocupam muito menos espaço do que o papel real. Além disso, documentos digitalizados são mais fáceis de organizar e encontrar, pois é possível padronizar sua ordenação e filtrá-los de acordo com parâmetros específicos como data de criação, formato e tipo de conteúdo.

Menos viagens e mais videoconferências

A comunicação também se tornou muito mais fácil e barata graças às ferramentas tecnológicas. Antigamente, para poder realizar um acordo de negócios ou se comunicar com filiais distantes, era necessário fazer uma viagem, com todos os custos de deslocamento e estadia. Porém, hoje em dia, basta ir a uma sala de reuniões e se conectar por meio da internet.

Além de não ter que pagar por transporte, estadia e alimentação, você também economiza o tempo ocioso entre os dois locais. Em alguns casos, pode ser que se passe mais tempo dentro do próprio avião do que de fato em reuniões e acordos com seus sócios. Só será investido qualquer recurso em viagens de negócios quando for realmente necessário.

Maior eficiência na gestão de recursos

A melhor forma de promover a redução de custos nas empresas é garantir que cada centavo gasto tenha o maior retorno possível. Se você precisar investir menos para obter o mesmo resultado, reduzirá gastos ou aumentará o faturamento. Recursos tecnológicos, especialmente os softwares de gestão, são excelentes para isso.

Um ERP (Enterprise Resource Planning), por exemplo, é uma ferramenta que integra múltiplas fontes de informações, permitindo que você aloque seus recursos com mais segurança. Quanto mais sólida for sua base para a realização de qualquer investimento, seja ele interno ou externo, mais rentável ele tende a ser. E maior rentabilidade também significa menor custo.

Automação de processos

Outra forma muito boa de reduzir custos por meio de tecnologia é automatizar e otimizar parte das tarefas da empresa. Há muito trabalho de atuação estratégica que precisa ser realizado: estudos de mercado, desenvolvimento de campanhas, contato com clientes, etc.

Ter que dedicar a maior parte dos seus colaboradores a funções mecânicas, como preenchimento de planilhas e registro de cadastros, reduz bastante o rendimento do seu capital humano.

Felizmente, já existem várias ferramentas que permitem automatizar várias dessas tarefas. Especialmente aquelas que consistem na repetição de um padrão. Uma máquina pode cumprir esse papel muito mais rápido, com menor margem de erro e sem sofrer de exaustão. Com mais profissionais liberados para atuar de forma estratégica, você ganhará de todos os lados.

Efeito positivo na produtividade

Falando em colaboradores, a tecnologia não é destinada apenas à redução de custos nas empresas. Ela também contribui muito para que suas equipes aumentem a qualidade do produto ou serviço que você oferece. Como já mencionamos, essas ferramentas contribuem bastante para diminuir o trabalho mecânico dos colaboradores, deixando mais tempo disponível para atuar de forma estratégica.

Além disso, pense também que, ao reduzir o custo de manutenção de um setor, você libera orçamento para novos investimentos. Desde que os faça sempre com cuidado e prudência, será criado um círculo virtuoso de aumento de rentabilidade seguido de investimento. E mesmo que não haja perspectiva de aumentar esse rendimento, você ainda pode direcionar a verba extra para outras áreas.

Acompanhamento preciso de indicadores de performance

Por fim, mas não menos importante, ferramentas tecnológicas, especialmente softwares de gestão, são principalmente destinados ao acompanhamento de métricas. Faturamento, duração de tarefas, gastos mensais, número de leads das campanhas de marketing, todos esses são indicadores de performance da sua empresa.

Saber de onde vêm esses números e como eles ilustram o desempenho dos seus negócios é muito importante para qualquer empreendedor. É com base nessas estatísticas que devem ser tomadas as decisões mais importantes dentro da sua empresa.

Fazer investimentos sem investigar as condições antes quase sempre resulta na perda considerável de recursos. E todos sabem que cada centavo perdido em um negócio conta.

Agora que você já sabe qual é o efeito da tecnologia na redução de custos nas empresas, pense em como pode modernizar seus negócios.

Se quiser manter-se atualizado sobre os nossos conteúdos, siga-nos nas redes sociais — FacebookTwitterInstagram e LinkedIn — para receber sempre as nossas novidades!