Otimize seus resultados com a Gestão Eletrônica de Documentos

Otimize seus resultados com a Gestão Eletrônica de Documentos

Notas fiscais, declarações tributárias e documentos trabalhistas são apenas alguns elementos que fazem parte de qualquer empresa. Dar conta disso tudo é progressivamente mais difícil conforme aumenta o porte do empreendimento, então, é necessário recorrer a novas soluções. Estando na era digital, a gestão eletrônica de documentos, ou GED, é uma opção bastante conveniente.

Apoiando-se na automação de processos, ela pode gerar grandes benefícios para o negócio e para todo o processo de gestão. Conhecê-la, portanto, é o primeiro passo para aproveitar tudo o que ela tem a oferecer.

Para não perder nenhum conceito, continue lendo e veja tudo o que é preciso saber!

O que é a Gestão Eletrônica de Documentos?

A gestão eletrônica de documentos (GED) consiste no uso de tecnologias diversas para fazer o armazenamento e o gerenciamento dos documentos de maneira digital. Ou seja, graças a essa abordagem, é possível substituir o trabalho em papel por aquele feito com recursos digitais.

Essa metodologia pode ser empregada por negócios de vários setores e tamanhos, garantindo a melhoria de diversos níveis quanto ao uso da documentação.

Em um futuro não muito distante, a tendência é que a GED seja usada amplamente, já que os documentos físicos têm se tornado continuamente obsoletos.

Quais as vantagens de adotar a GED?

O fato é que um empreendimento que decide adotar essa metodologia encontra vários benefícios. Ela muda completamente a perspectiva do gerenciamento e traz facilidades para o negócio inteiro.

Bem planejada e com a execução certa, a GED contribui intensamente para a obtenção de resultados cada vez melhores. Entre as principais vantagens estão:

Aumenta a agilidade

Imagine uma grande empresa que, na hora de promover um funcionário, precise procurar em um arquivo com papéis de todos os empregados atuais e de todos os de 5 anos atrás. Mesmo com total organização, trata-se de uma tarefa que consome tempo e recursos que poderiam ser utilizados de uma forma melhor.

Por outro lado, com a gestão eletrônica de documentos, os resultados desejados estão a apenas alguns cliques de distância. O mesmo vale para a organização ou para o descarte de elementos, já que tudo isso pode ser automatizado. Como consequência, há um ganho na produtividade dos colaboradores dessa equipe.

Diminui os custos

Ao mesmo tempo, há uma sensível redução dos gastos envolvidos. Se a equipe é mais produtiva, gasta menos tempo e dinheiro para entregar os mesmos resultados, gerando um destaque importante.

Além disso, há custos menores com a impressão e as cópias. Além de economizar o dinheiro de papel e insumos, é uma forma de adotar uma postura mais sustentável.

Também vale mencionar os efeitos ligados à segurança e confiabilidade, evitando prejuízos que podem ser causados por ocorrências quanto ao gerenciamento incorreto.

Reduz as perdas e erros

Por falar em segurança, os documentos digitais são mais facilmente controlados. Como demora menos para achá-los ou armazená-los, a taxa de erro humano cai sensivelmente. Dessa maneira, há uma taxa menor — e, em alguns casos, nula — de retrabalhos, evitando a perda de tempo.

Outro ponto importante é que perder certos elementos, ou errar em seu armazenamento, pode comprometer a realização de fiscalizações e auditorias. Com a GED, o negócio tem riscos menores de sofrer com multas decorrentes pela não apresentação da documentação exigida.

Aumenta a confiabilidade

Documentos físicos nem sempre podem ser inteiramente controlados. Modificações não ficam “registradas” — a menos que haja outras pessoas presentes —, e as barreiras físicas podem não ser suficientes para evitar que indivíduos não autorizados cheguem aos itens de registro.

Com a gestão eletrônica de documentos, isso tende a não acontecer. Em primeiro lugar, os elementos podem ser sempre acompanhados. Além disso, é possível definir níveis de hierarquia de acesso, de forma a evitar que as pessoas erradas cheguem a conteúdos sensíveis.

Tudo isso faz com que haja maior certeza de que os dados e informações apresentadas são legítimos, sem riscos de adulterações.

Favorece a comunicação

Quando os documentos físicos são os únicos empregados no negócio, há uma grande dificuldade na comunicação. É preciso fazer cópias para todos e distâncias físicas podem impedir a análise completa de quem não se encontra na sala de reuniões, por exemplo.

Ao empregar a GED, ocorre uma democratização quanto ao acesso à informação. Os setores podem compartilhar dados que são relevantes, como relatórios e balancetes, sem haver comprometimento.

Tudo isso contribui para uma comunicação interna otimizada e que leva a um aumento da sinergia.

Como fazer a Gestão Eletrônica de Documentos?

Para executar essa tarefa, há alguns passos que precisam ser seguidos. Com a devida atenção sobre os elementos, todos os benefícios são obtidos. Entre os passos iniciais, estão:

Realize um reconhecimento inicial

O primeiro passo é entender como está a matriz de documentos da empresa. Identifique quais deles têm prazos já expirados e que podem ser jogados fora e quais ainda devem ser mantidos.

Isso evita usar esforços em excesso com elementos que, na verdade, já não precisariam fazer parte da empresa.

Faça a digitalização dos arquivos

Na sequência, é hora de digitalizar os arquivos. Utilize as ferramentas e o método que parecerem mais adequados para cada necessidade. Enquanto isso, os arquivos físicos podem ser armazenados em outro lugar, como um arquivo morto separado.

Também é fundamental ter as ferramentas certas de tecnologia da informação, de modo a contar com toda a estrutura necessária.

Crie uma rotina de organização

A partir dos documentos digitalizados, é preciso estabelecer como eles serão organizados. Vale definir por período de tempo, por setor e também criar subdivisões. A ideia é fazer com que os elementos sejam facilmente encontrados.

Não se esqueça de criar uma rotina para os funcionários seguirem, de modo a garantir que o gerenciamento sempre se mantenha dentro das expectativas.

Tenha cópias de segurança

Embora documentos digitais estejam protegidos de problemas como umidade e chuva, ainda podem sofrer com falhas — sejam elas humanas ou não. Para evitar a perda de dados, é fundamental realizar cópias de segurança.

Com backups em mais de um servidor, se houver qualquer problema ou necessidade de restauração, a tarefa será realizada sem dificuldades.

A gestão eletrônica de documentos (GED) oferece uma automação de tarefas e vários benefícios para a empresa. Para mais informações relevantes como esta, nos acompanhe no FacebookLinkedInTwitter e Instagram e não perca nenhuma novidade!